1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
De conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”), el Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid (el “Colegio” o “COAM”), ha implantado un Canal de Comunicación Interno que cumple con todas las exigencias establecidas en la Ley 2/2023. El Canal de Comunicación Interno (el “Canal”) se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento y se dirige a fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado en COAM.
A través del Canal, cualquier persona vinculada a la actividad de COAM podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la normativa interna de la Organización, a la legislación vigente, siempre que estas constituyan una infracción administrativa grave o muy grave, resulten sospechosas de un ilícito penal, versen sobre infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, o cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación a sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior, siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización[1] .
COAM ha designado como Responsable del Canal de Comunicación Interno al Comité de Compliance. Acordando también la externalización de la gestión de este en la mercantil ANDERSEN TAX & LEGAL IBERIA, S.L.P. La gestión del Sistema se realizará por dicha mercantil a través de la herramienta tecnológica “icloudCompliance” suministrada por la Sociedad Klab Corporate Project Management, S.L.
A través del Canal podrán trasladarse informaciones por escrito y de modo verbal a través de un sistema de grabación. COAM, integra en el presente Canal todos los canales de comunicación existentes.
El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Canal de Comunicación Interno se encuentra establecido en el Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas en el Canal de Comunicación Interno de COAM (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación los garantías y principios que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones como en el procedimiento de investigación.
2. GARANTIAS DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Canal se encuentra establecido en el Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas en el Canal de Comunicación Interno de COAM (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación los garantías que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones como en el procedimiento de investigación.
- Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Canal y de la investigación guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
- Anonimato: el Canal atiende comunicaciones anónimas.
- Independencia y autonomía: el Responsable del Canal designado es autónomo e independiente para la gestión integral del este, incluyendo el procedimiento para la realización de las investigaciones internas.
- Conflictos de Intereses: el Canal, establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
- Protección ante represalias: COAM protegerá de cualquier represalia a los informantes que de buena fe comuniquen incumplimientos de la legislación vigente.
- Derechos de defensa y presunción de inocencia: COAM garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
- Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Canal y en la investigación de las comunicaciones.
3. PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
- Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción, con la única excepción de que dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
- Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera oportuno se le solicitará información adicional.
- La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Canal con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
- Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal.
4. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
A través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que existen canales externos con distintos ámbitos competenciales. El canal externo con competencia estatal creado por la Ley 2/2023, es la Autoridad Independiente de Protección del Informante, a quién se podrán comunicar aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
Además, con competencias en sus respectivas comunidades autónomas, a fecha de aprobación de la presente existen los siguientes canales externos: Agencia Valenciana Antifraude, Oficina Antifraude de Cataluña, Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción, Oficina de Prevención y Lucha contra el Fraude de las Islas Baleares y la Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de Navarra.
5. PROTECCIÓN DE DATOS
Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose a dpd@coam.org acompañando copia de su DNI a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad.
Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante el Delegado de Protección de Datos de COAM.
[1] Miembros de la Organización: integrantes del órgano de gobierno, directivos, empleados, trabajadores, empleados temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de una organización, y el resto de las personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.
